DATASKYDDSBESKRIVNING för Gebwell Ab:s marknadsföringsregister

Gebwell Ab lagrar och behandlar personuppgifter i enlighet med EU: s allmänna dataskyddsförordning (GDPR, General Data Protection Regulation).

Vi kan då och då ändra dataskyddsbeskrivningen genom att publicera en ny version av den på webben. Därför rekommenderar vi att du granskar dataskyddsbeskrivningen regelbundet.

1 Registerhållare

Gebwell Ab
FO-nummer 2008956-7
Patruunapolku 5
FI-79100 LEPPÄVIRTA
Tel. 020 1230 800

2 Kontaktperson i frågor avseende registret

Saima Havukainen, saima.havukainen@gebwell.fi, 0400 897 791

3 Dataskyddsansvarig

Som dataskyddsansvarig hos Gebwell Ab fungerar Jarmo Poimela, jarmo.poimela@gebwell.fi, 0400 897 292.

4 Registrets namn

Gebwell Ab:s marknadsföringsregister

5 Rättslig grund och syfte med behandling av personuppgifter

Personliga uppgifter samlas in för ett specifikt, uttryckligt och legitimt syfte. I registret samlas uppgifter med hjälp en telemetrisk metod och med kundernas och intressegruppernas samtycke. Medgivandena har samlats in från kunder och intressegrupper med ett separat formulär som innehåller deras sanningsenliga och på äkta medgivande baserat samtycke. Uppgifterna samlas in för en kundrelation.

Marknadsföringsregistret kan användas för följande ändamål:

  • hantera och utveckla kundrelationen,
  • genomföra en tjänst,
  • verifiera kundtransaktioner,
  • utveckla kundservice och affärsverksamhet,
  • information,
  • marknadsföring,
  • analysering och statistik,
  • enkäter och marknadsundersökningar samt andra liknande användningsändamål.

Personuppgifter behandlas i den utsträckning som personuppgiftslagen och dataskyddslagen tillåter och förutsätter.

Kunden har underrättats om profilering och det har klargjorts för kunden att denne när som helst kan annullera samtycket, och då avslutas profileringen omedelbart. Personuppgifter samlas in enligt denna dataskyddsbeskrivning och inte i någon situation ändras dessa eller flyttas på något annat sätt än det som anges i dataskyddsbeskrivningen. Personuppgifter samlas in enbart på i förväg överenskommet sätt, som har klargjorts för kunder och intressegrupper innan uppgifterna samlas in, och från dem har insamlats ett bevisbart samtycke för uppgifternas insamling och behandling.

6 Registrets datainnehåll

Registret kan innehålla följande personuppgifter om kunder och potentiella kunder:

  • kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadresser
  • registreringsdatum
  • modersmål
  • information om kundrelationen, såsom fakturerings-och betalningsinformation, produkt-och orderinformation, kundrespons och kontakttaganden
  • information för utlottning eller tävlingssvar, samt information om annullering
  • profilerings- och intresseinformation som kunden kan ha lämnat
  • eventuella tillstånd och medgivanden
  • eventuell information om spärr mot erbjudanden
  • annan information som kunden eller intressegrupper själva har lämnat till Gebwell Ab

7 Normala informationskällor

Personuppgifterna erhålls normalt: från kunden själv via telefon, via formulär på vår webbplats, via e-post eller på annat liknande sätt, såsom ifyllande av lottsedel.

Kakor

På vår webbplats använder vi kakor (cookies), Facebook-pixlar och andra motsvarande tekniker för att betjäna våra kunder så bra som möjligt. Med hjälp av kakor samlar vi information den terminal som du använder och om ditt beteende på våra webbsidor, såsom hur du har kommit till vår webbplats, vilken webbläsare du använder och vilka webbsidor du har besökt. Informationen används till exempel för att utveckla våra webbsidor, för att analysera besökardata och för att rikta marknadsföring och reklamhantering.

Om du inte vill att den ovannämnda informationen ska samlas in med hjälp av kakor, erbjuder de flesta webbläsare en möjlighet att stänga av och ta bort kakor. Det är dock viktigt att notera att kakor kan vara nödvändiga för att de webbsidor vi upprätthåller och de tjänster vi erbjuder ska fungera på avsett sätt.

8 Normala överlåtelser av uppgifter

Baserat på registerhållarens överväganden kan uppgifter överlåtas till våra samarbetspartner, inom gränserna för vad vid varje tidpunkt tillämplig lagstiftning tillåter och ålägger, om den registrerade inte har förbjudit överlåtelse av information. Överlåtelse av information till samarbetspartner sker enbart för användningsändamål som stöds av registrets verksamhetsidé.

I begränsad omfattning överlåter vi personuppgifter till andra parter, vilket i praktiken innebär följande:

Vi använder verktyg för e-postmarknadsföring. I dessa verktyg finns lagrade namn, företag, ort samt e-postadress.
Vi använder verktyg för att följa upp offertbegäranden, och ide dessa verktyg lagras namn, adressinformation, telefonnummer och e-postadress.
Vi levererar vår utrustning genom återförsäljare. Vi förmedlar offertbegäranden, som har fyllts i på vår webbplats eller levererats till oss på annat sätt, till närmaste återförsäljare. Vi förutsätter att våra återförsäljare följer dataskyddsförordningen.
Vi har ett enkätundersökningsverktyg i vilket det lagras namn och e-postadress, och till exempel kontaktinformation som du lämnar vid deltagande i en utlottning.

9 Överföring av uppgifter till tredje land eller till internationell organisation

En del av våra tjänster fungerar utanför Europeiska unionens medlemsländer eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Vid överföring av information uppfylls kraven i personuppgiftslagen och vi distribuerar data till dessa tjänster med beaktande av principen för informationsminimering och riskreducering. Vi använder oss av företag som har åtagit sig att följda GDPR-förordningen.

10 Principer för skydd av registret

Manuellt material uppkommer till exempel i form av en ifylld lottsedel eller ett formulär för offertförfrågan. Efter lagring av uppgifterna i den elektroniska databasen förstörs det manuella materialet med en dokumentförstörare.

Det i denna dataskyddsbeskrivning angivna personuppgiftsregistret skyddar Gebwell Ab baserat på den säkerhetsnivå som krävs enligt en riskbedömning. Den dataskyddsansvariga deltar i riskbedömningsprocessen och avger ett opartiskt yttrande om det slutgiltiga beslutet med avseende på informationsskyddet, som Gebwell Ab sedan följer. Vid skyddet av personuppgifterna tar Gebwell Ab hänsyn till den tekniska säkerheten samt administrativa och datatekniska krav.

Behöriga att använda det system som innehåller kundinformationen är enbart de arbetstagare som på grund av sitt arbete har rätt att hantera kundinformation. Varje användare har ett eget användarnamn och lösenord till systemet. Förflyttningar i arbetslokalerna övervakas genom passeringstillstånd. Informationen lagras i databaser som är skyddade genom brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Databaserna och deras säkerhetskopior är placerade i låsta utrymmen och åtkomst till informationen har enbart vissa i förväg utvalda personer.

11 Rätt till insyn och förbudsrätt

En registrerad har rätt att kontrollera vilka uppgifter om den registrerade som finns lagrade i registret. Efter en tillräckligt exakt och specificerad kontrollbegäran har den registrerade också rätt att få veta vilken information om den registrerade själv som finns lagrade. Kontrollbegäran ska vara skriftlig och undertecknad, och riktas till följande adress:

Gebwell Ab
Patruunapolku 5
FI-79100 LEPPÄVIRTA

En registrerad har rätt att förbjuda registerhållaren att behandla information om den registrerade för direktreklam, fjärrförsäljning och annan direkt marknadsföring samt för marknadsundersökningar och enkäter.

I ärenden avseende förbud och rättelser kan den registrerade kontakta kundtjänsten via telefon 020 1230 800 eller via post till den i punkt 1 nämnda adressen.

Personuppgifterna för en registrerad raderas på användarens begäran, om inte lagstiftning, öppna fakturor eller inkassoåtgärd förhindrar radering av informationen.

12 Rätt att kräva rättelse och radering av information

Registerhållaren är tvungen att korrigera en felaktig uppgift som den berörda personen påvisar i personuppgiftsregistret. Registerhållaren är också skyldig att på eget initiativ kontrollera uppgifternas relevans och aktualitet i registret. En registrerad kan också kräva att registerhållaren raderar informationen om den registrerade själv i registret. Den dataansvariga leder handläggningen av åtgärden.

13 Andra rättigheter relaterade till behandling av personuppgifter

En registrerad har rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. En registrerad har också rätt att få de personuppgifter som den registrerade har lämnat till registerhållaren, i en organiserad, allmänt använd och maskinellt läsbar form och rätt att flytta den ifrågavarande informationen till en annan registerhållare. En registrerad har dessutom rätt att motsätta sig behandling av, automatiskt beslutsfattande om och profilering av uppgifter.

14 Radering av information och lagringstid

Gebwell Ab raderar kunddata ur registret när behandling av uppgifterna saknar affärsmässigt berättigande eller om den berörda själv, baserat på lagen, kräver att Gebwell Ab raderar informationen om den berörda. Data förstörs genom överskrivning när det inte finns något berättigande för att spara informationen. Information raderas dock inte om det stadgas annorlunda i lagen eller om en behörig myndighet har inlett en process som förutsätter att Gebwell Ab sparar informationen eller om något annat organ hos rättsväsendet i Finland har ansökt om dataskyddsbeslut för informationen.

15 Dataskyddsbeskrivningens godkännande

Dataskyddsbeskrivningen har granskats 25.5.2018 och fått ett permanent godkännande.

Gebwell Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, General Data Protection Regulation) mukaisesti.

Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti.

1 Rekisterinpitäjä

Gebwell Oy
Y-tunnus 2008956-7
Patruunapolku 5
79100 Leppävirta
Puh. 020 1230 800

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Saima Havukainen, saima.havukainen@gebwell.fi, 0400 897 791

3 Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavana Gebwell Oy:ssä toimii Jarmo Poimela, jarmo.poimela@gebwell.fi, 0400 897 292.

4 Rekisterin nimi

Gebwell Oy:n markkinointirekisteri

5 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Rekisteriin kerätään tietoja telemetrisen menetelmän avulla ja asiakkaiden sekä sidosryhmien suostumuksella. Suostumukset on kerätty asiakkailta ja sidosryhmiltä erillisellä kaavakkeella, jossa on heidän totuudenmukainen ja aitoon suostumukseen perustuva suostumuksen anto. Tietoja kerätään asiakassuhdetta varten.

Markkinointirekisteriä voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen,
  • palvelun toteuttaminen,
  • asiakastapahtumien varmentaminen,
  • asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen,
  • tiedottaminen,
  • markkinointi,
  • analysointi ja tilastointi,
  • mielipide- ja markkinatutkimukset sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain ja tietosuojalain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Asiakasta on tiedotettu profiloinnista ja asiakkaalle on tehty selväksi, että hän voi koska tahansa peruuttaa tämän suostumuksen, jolloin profilointi lopetetaan välittömästi. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla, joka on tehty asiakkaille ja sidosryhmille selväksi ennen tietojen keräämistä ja heiltä on kerätty todistettavissa oleva suostumus tietojen keräämistä ja käsittelyä varten.

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
  • rekisteröitymispäivämäärä
  • äidinkieli
  • asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot
  • arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot
  • asiakkaan mahdollisesti antamat profilointi- ja kiinnostustiedot
  • mahdolliset luvat ja suostumukset
  • mahdolliset tarjonnanestotiedot
  • muut asiakkaan tai sidosryhmien itse Gebwell Oy:lle antamat tiedot

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti: asiakkaalta itseltään puhelimitse, kotisivuillamme olevien lomakkeiden kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla esim. arvontalipukkeen täyttämällä.

Evästeet

Käytämme kotisivuillamme evästeitä (”cookies”), facebook -pikseleitä ja muita vastaavia tekniikoita palvellaksemme asiakkaitamme mahdollisimman hyvin. Evästeiden avulla keräämme tietoa käyttämistäsi päätelaitteista ja käyttäytymistäsi kotisivuillamme kuten mitä kautta olet saapunut sivuillemme, mitä selainta käytät ja mitä sivuja olet selannut. Tietoja käytetään esimerkiksi kotisivujemme kehittämiseen, kävijädatan analysoimiseen ja markkinoinnin kohdentamiseen ja mainonnanhallintaan.

Mikäli et halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen sekä evästeiden poiston. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toiminnalle.

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille – tämä käytännössä tarkoittaa oheista:

  • Käytämme sähköpostimarkkinoinnin työkaluja. Näihin tallennettuna ovat nimi, yritys, paikkakunta sekä sähköpostiosoite.
  • Käytämme tarjouspyyntöjen seurantatyökalua, johon tallentuvat nimi, osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Toimitamme laitteemme jälleenmyyjien kautta. Välitämme kotisivuillamme täytetyt tai muutoin meille toimitetut tarjouspyynnöt lähimmälle jälleenmyyjälle. Edellytämme jälleenmyyjiltämme tietosuoja-asetuksen noudattamista.
  • Käytämme kyselytutkimustyökalua, johon tallentuvat nimi ja sähköpostiosoite ja tiedot esimerkiksi arvontaan osallistumiseen antamasi yhteystiedot.

9 Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Osa käyttämistämme palveluista toimii Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia ja jaamme näihin palveluihin tiedon minimoinnin ja riskien vähentämisen periaatetta noudattaen. Käytämme GDPR -säännöksiä noudattamaan sitoutuneita yrityksiä.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa syntyy esimerkiksi täytetyn arvontalipukkeen tai tarjouspyyntölomakkeen muodossa. Tietojen tallentamisen jälkeen sähköiseen tietokantaan, manuaalinen aineisto tuhotaan silppurilla.

Gebwell Oy suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Tietosuojavastaava osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Gebwell Oy noudattaa. Gebwell Oy ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

11 Tarkastusoikeus ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen:

Gebwell Oy
Patruunapolku 5
79100 Leppävirta

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Kielto- ja oikaisuasioissa rekisteröity voi olla yhteydessä asiakaspalveluun puhelimitse 020 1230 800 tai postitse kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

12 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

13 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

14 Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Gebwell Oy poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Gebwell Oy:tä poistamaan häntä koskevat tiedot. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Gebwell Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

15 Tietosuojaselosteen hyväksyntä

Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 25.5.2018.