Gebwell Oy:n markkinointirekisterin TIETOSUOJASELOSTE

Gebwell Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, General Data Protection Regulation) mukaisesti.

Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti.

1 Rekisterinpitäjä

Gebwell Oy
Y-tunnus 2008956-7
Patruunapolku 5
79100 Leppävirta
Puh. 020 1230 800

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Saima Havukainen, saima.havukainen@gebwell.fi, 0400 897 791

3 Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavana Gebwell Oy:ssä toimii Jarmo Poimela, jarmo.poimela@gebwell.fi, 0400 897 292.

4 Rekisterin nimi

Gebwell Oy:n markkinointirekisteri

5 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Rekisteriin kerätään tietoja telemetrisen menetelmän avulla ja asiakkaiden sekä sidosryhmien suostumuksella. Suostumukset on kerätty asiakkailta ja sidosryhmiltä erillisellä kaavakkeella, jossa on heidän totuudenmukainen ja aitoon suostumukseen perustuva suostumuksen anto. Tietoja kerätään asiakassuhdetta varten.

Markkinointirekisteriä voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen,
  • palvelun toteuttaminen,
  • asiakastapahtumien varmentaminen,
  • asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen,
  • tiedottaminen,
  • markkinointi,
  • analysointi ja tilastointi,
  • mielipide- ja markkinatutkimukset sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain ja tietosuojalain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Asiakasta on tiedotettu profiloinnista ja asiakkaalle on tehty selväksi, että hän voi koska tahansa peruuttaa tämän suostumuksen, jolloin profilointi lopetetaan välittömästi. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla, joka on tehty asiakkaille ja sidosryhmille selväksi ennen tietojen keräämistä ja heiltä on kerätty todistettavissa oleva suostumus tietojen keräämistä ja käsittelyä varten.

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
  • rekisteröitymispäivämäärä
  • äidinkieli
  • asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot
  • arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot
  • asiakkaan mahdollisesti antamat profilointi- ja kiinnostustiedot
  • mahdolliset luvat ja suostumukset
  • mahdolliset tarjonnanestotiedot
  • muut asiakkaan tai sidosryhmien itse Gebwell Oy:lle antamat tiedot

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti: asiakkaalta itseltään puhelimitse, kotisivuillamme olevien lomakkeiden kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla esim. arvontalipukkeen täyttämällä.

Evästeet

Käytämme kotisivuillamme evästeitä (”cookies”), facebook -pikseleitä ja muita vastaavia tekniikoita palvellaksemme asiakkaitamme mahdollisimman hyvin. Evästeiden avulla keräämme tietoa käyttämistäsi päätelaitteista ja käyttäytymistäsi kotisivuillamme kuten mitä kautta olet saapunut sivuillemme, mitä selainta käytät ja mitä sivuja olet selannut. Tietoja käytetään esimerkiksi kotisivujemme kehittämiseen, kävijädatan analysoimiseen ja markkinoinnin kohdentamiseen ja mainonnanhallintaan.

Mikäli et halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen sekä evästeiden poiston. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toiminnalle.

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille – tämä käytännössä tarkoittaa oheista:

  • Käytämme sähköpostimarkkinoinnin työkaluja. Näihin tallennettuna ovat nimi, yritys, paikkakunta sekä sähköpostiosoite.
  • Käytämme tarjouspyyntöjen seurantatyökalua, johon tallentuvat nimi, osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Toimitamme laitteemme jälleenmyyjien kautta. Välitämme kotisivuillamme täytetyt tai muutoin meille toimitetut tarjouspyynnöt lähimmälle jälleenmyyjälle. Edellytämme jälleenmyyjiltämme tietosuoja-asetuksen noudattamista.
  • Käytämme kyselytutkimustyökalua, johon tallentuvat nimi ja sähköpostiosoite ja tiedot esimerkiksi arvontaan osallistumiseen antamasi yhteystiedot.

9 Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Osa käyttämistämme palveluista toimii Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia ja jaamme näihin palveluihin tiedon minimoinnin ja riskien vähentämisen periaatetta noudattaen. Käytämme GDPR -säännöksiä noudattamaan sitoutuneita yrityksiä.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa syntyy esimerkiksi täytetyn arvontalipukkeen tai tarjouspyyntölomakkeen muodossa. Tietojen tallentamisen jälkeen sähköiseen tietokantaan, manuaalinen aineisto tuhotaan silppurilla.

Gebwell Oy suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Tietosuojavastaava osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Gebwell Oy noudattaa. Gebwell Oy ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

11 Tarkastusoikeus ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen:

Gebwell Oy
Patruunapolku 5
79100 Leppävirta

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Kielto- ja oikaisuasioissa rekisteröity voi olla yhteydessä asiakaspalveluun puhelimitse 020 1230 800 tai postitse kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

12 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

13 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

14 Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Gebwell Oy poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Gebwell Oy:tä poistamaan häntä koskevat tiedot. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Gebwell Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

15 Tietosuojaselosteen hyväksyntä

Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 25.5.2018.